¿Qué hacer ante la invasión de correos electrónicos?

La infobesidad es un mal que viene afectando cada vez a más empleados debido a la exagerada cantidad de correos electrónicos que se reciben diariamente y no saber cómo administrarlos. William Claure, gerente de Inteligencia de Negocio de Hipermaxi, indica que en estos casos una persona no puede atender todos los correos, situación que puede afectar la productividad, incrementando el estrés en los trabajadores, por lo que hay que saber que no todos son urgentes. Asimismo, se deberá aprender algunas estrategias de prioridades.

Tiempo perdido. Según el Observatorio de la Responsabilidad Social de las Empresas (ORSE), el 56% de los usuarios pasa más de dos horas al día administrando su buzón de correo y el 38% recibe más de 100 mensajes al día. El 65% declara revisar su correo electrónico cada hora, pero en realidad lo hace mucho más a menudo, a veces cada cinco minutos. A todo esto debemos añadirle que no solo leemos el correo electrónico en la oficina, sino también en cualquier lugar por culpa de los celulares o tablets. La "sobrecarga de información" provoca, además, interrupciones cada 7 minutos y cada trabajador emplea el 30% de su jornada laboral en atender las llamadas o los emails, que cada vez exigen más inmediatez a la hora de responderlos.

Algunas recomendaciones para encarar este tema

1.- Si el volumen de mensajes que se recibe diariamente es muy grande, debe organizar en carpetas cada tema. Será más fácil determinar las tareas a solucionar y se podrá tener un cierto orden para trabajar.

2.- No intentar solucionar más de un tema a la vez. Una vez solventado, lo mejor es pasar el correo a otra carpeta para no confundirse y hacer gestiones sobre una labor que ya ha finalizado.

3.- Si la cantidad de mensajes al día es mucha, lo mejor es consultar con su superior y que él gestione más tiempo, organice y negocie las prioridades.

4.- Hay que definir horarios de atención de emails y que sean de conocimiento de todas las áreas.

5.- Finalmente se tiene que optar por implementar un sistema de mesa de ayuda donde se puedan definir y organizar los niveles de servicios de atención en base a la urgencia y al impacto en el negocio. Cierre el correo al menos una hora antes de que termine el horario de trabajo, es una opción para eliminar el estrés.