Tiempo perdido. Según el Observatorio de la Responsabilidad Social de las Empresas (ORSE), el 56% de los usuarios pasa más de dos horas al día administrando su buzón de correo y el 38% recibe más de 100 mensajes al día. El 65% declara revisar su correo electrónico cada hora, pero en realidad lo hace mucho más a menudo, a veces cada cinco minutos. A todo esto debemos añadirle que no solo leemos el correo electrónico en la oficina, sino también en cualquier lugar por culpa de los celulares o tablets. La "sobrecarga de información" provoca, además, interrupciones cada 7 minutos y cada trabajador emplea el 30% de su jornada laboral en atender las llamadas o los emails, que cada vez exigen más inmediatez a la hora de responderlos.
Algunas recomendaciones para encarar este tema
1.- Si el volumen de mensajes que se recibe diariamente es muy grande, debe organizar en carpetas cada tema. Será más fácil determinar las tareas a solucionar y se podrá tener un cierto orden para trabajar.
2.- No intentar solucionar más de un tema a la vez. Una vez solventado, lo mejor es pasar el correo a otra carpeta para no confundirse y hacer gestiones sobre una labor que ya ha finalizado.
3.- Si la cantidad de mensajes al día es mucha, lo mejor es consultar con su superior y que él gestione más tiempo, organice y negocie las prioridades.
4.- Hay que definir horarios de atención de emails y que sean de conocimiento de todas las áreas.
5.- Finalmente se tiene que optar por implementar un sistema de mesa de ayuda donde se puedan definir y organizar los niveles de servicios de atención en base a la urgencia y al impacto en el negocio. Cierre el correo al menos una hora antes de que termine el horario de trabajo, es una opción para eliminar el estrés.
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