Office 365

La nueva versión de Office llega con nuevas funciones muy atractivas para los usuarios y para las empresas. Micorsoft propone a sus usuarios una nueva alternativa, abaratando costos, para poder contar con distintos servicios que nos ofrece Office 365. Estos servicios serán almacenados en la nube de forma tal que las empresas y los usuarios puedan acceder a su información desde cualquier conexión a Internet, sin la necesidad de realizar una inversión física en hardware como son los servidores de correos por ejemplo. Mediante esta nueva propuesta Microsoft integra varias funciones como las llamadas vía Internet para poder realizar los negocios, al mismo tiempo es posible compartir documentos o trabajarlos de manera colaborativa otorgando diferentes privilegios a los usuarios personalizando los mismos.

La seguridad es un tema crucial a la hora de compartir documentos o información, con Office 365 es posible autentificar a un usuario y si este no ingresa la clave correcta será bloqueado el usuario y también el IP de la computadora, de igual forma se pueden armar grupos de trabajo para determinados accesos.

Entre algunas de las herramientas que se otorga a los usuarios esta la dotación de correos electrónicos utilizando el mismo dominio de nuestra empresa, con un espacio de 50 Gigas por cuenta con voz y mensajería.

La licencia de Office 365 para usuarios particulares le permite utilizar el programa hasta en 5 dispositivos distintos. En el caso de instituciones de enseñanza como colegios o universidades el servicio es gratuito.

Utilizar Office 365 para la enseñanza en universidades u otras instituciones incrementa las posibilidades, tanto para los docentes como para los alumnos, ya que pueden recibir y mandar trabajos mediante la web sin necesidad de incurrir en costos de impresión optimizando tiempos y distancias, entre algunos de los beneficios que se pueden citar.

Respecto a las conversaciones en línea, esta herramienta nos permite incorporar filtros en el caso de las comunicaciones empresariales tipo Messenger, mediante estos filtros se autoriza a los usuarios a compartir cierta información, incluso se puede otorgar privilegios solo de lectura y que no permite el reenvío de ciertos mensajes mejorando la seguridad y previniendo el espionaje industrial.

Microsoft informó que en los primeros meses de 2014 incorporará la posibilidad de encriptar los emails enviados a través de Office 365. Office es la plataforma en la que se generan la mayoría de los documentos que posteriormente enviamos por email, por lo tanto esta nueva característica será muy interesante y útil para muchos de sus actuales usuarios. Microsoft informa que mil millones de usuarios utilizan Office en todo el mundo.

Este nuevo servicio se conocerá como Office 365 Message Encryption y es la evolución de un sistema anterior llamado Exchange Hosted Encryption que, además, requería un pago adicional. En esta nueva versión el funcionamiento será muy simple. Desde la pantalla de control de Exchange, seleccionaremos los mensajes que deseemos codificar y el sistema se encargará de encriptarlos antes de que salgan del servidor interno de nuestra empresa hacia Internet.

El destinatario de uno de estos mensajes encriptados recibirá un correo con instrucciones para autenticarse antes de poder acceder a su contenido. Para mantener en lo posible la seguridad de estos mensajes, si el destinatario de un mensaje encriptado responde a él o lo reenvía, ese nuevo mensaje también estará encriptado por defecto.